Технологии всеобщего Управления Задачами

Технологии всеобщего Управления Задачами (англ. Total Tasks Management) — это совокупность принципов, методик (методов, способов) управления, бизнес-процессов, инструментов, терминологии, условий стимулирования труда и правил формулирования и делегирования задач для всеобщего (тотального) управления задачами — потоком задач, с целью повышения производительности интеллектуального труда. Труд в понимании Технологии всеобщего Управления Задачами — это решение задач в соответствии с целями. При этом под производительностью интеллектуального труда подразумевается конкретное вычисляемое значение. Это индекс, который измеряет выход относительно вложений, выражается как отношение количества выполненных задач к затратам ресурсов на их выполнение:

ПИТ = Количество выполненных задач/Количество работников (или человеко-дней, или человеко-часов)

Выход интеллектуального труда — это выполненные задачи в штуках — числитель., Затрачиваемые ресурсы на интеллектуальный труд — это работники либо фонд рабочего времени работников в человеко-днях или в человеко-часах — знаменатель.

Технология всеобщего Управления Задачами® — это инструмент для управления потоком задач в организациях, она позволяет им (потоком задач) оперировать.

Задачи Технологии

В задачи технологии входит:

• Задать принципы управления потоком задач
• Задать методики управления различного вида задачами и потоком задач
• Задать технические требования к программному обеспечению, необходимому для управления потоком задач
• Задать терминологию управления потоком задач
• Задать условия стимулирования высокой производительности интеллектуального труда
• Задать требования к правильному формулированию и делегированию задач

Технологии всеобщего Управления Задачами создаёт условия для повышения производительности интеллектуального труда путём управления потоком задач. Даёт для этого необходимую информацию и рычаги, с помощью которых руководитель организации может повысить производительность интеллектуального труда, включая собственную производительность.

С помощью Total Tasks Management® интеллектуальный труд становится более производительным за счёт того, что он преобразуется в управляемый и координируемый поток задач. Поток, который характеризует и даёт наглядное представление о результатах и загрузке работников интеллектуального труда. Данные задачи выполняются за счет использования определенного набора инструментов:

• Автоматизированная система управления задачами «МИРИАДА» - программа ЭВМ для продуктивной (т.е. низко трудоёмкой) визуализации (материализации, наблюдаемости) потока задач, позволяет получать информацию об объекте управления — о потоке задач
• Положение Об обеспечении наивысшей производительности труда сотрудников Организации
• Набор бизнес-процессов по управлению потоком задач

При применении данного набора инструментов внедрение Технологии всеобщего Управления Задачами превращается в процесс адаптации стандартных регламентов под нужды клиента и настройки АСУЗ «МИРИАДА» под определенные условия использования, а также обучение сотрудников клиента применению новых технологий и методов управления, принципов, правил и процедур, терминологии, а также обучение работе в АСУЗ «МИРИАДА».

Терминология

Технология всеобщего Управления Задачами предполагает объектом управления поток задач, выполняемых сотрудниками организации. Поток задач – это движение и/или преобразование всех задач организации в целевые результаты этих задач Инфраструктурой потока задач, то есть средой, в которой происходит создание, обмен, контроль выполнения задач, является Автоматизированную Систему Управления Задачами «МИРИАДА» и каналы и средства связи: Интернет и электронную почта Управление потоком задач - это осуществление стандартных управленческих функций (планирование, организация, контроль, регулирование, коммуникации и принятие решений) в отношении совокупности задач всех видов, движущихся (протекающих) через управленческую систему в каждый момент времени.

Задача в этом потоке обладает всеми признаками SMART. Это единица измерения труда, первичный объект управления в организации, алгоритм (мысленный образ движения) того, как можно добиться целевого результата задачи. Обладает следующими обязательными атрибутами:

• Содержание задачи. Ответ на вопрос: что сделать?
• Срок выполнения. Ответ на вопрос: когда задача должна быть выполнена?
• Целевой результат. Ответ на вопрос: что получим в результате выполнения задачи? Это сущность в виде чётко определённого образа того, что мы можем потрогать и/или понюхать, и/или услышать, и/или увидеть (прочитать), и/или почувствовать на вкус. Это всегда то, что можно почувствовать одним или несколькими органами чувств человека: осязанием, обонянием, слухом, зрением, вкусом
• Исполнитель. Ответ на вопрос: кто будет выполнять задачу?

Действие — это, когда из самого наименования действия, отвечающего на вопрос «что сделать?», ясно, что нужно получить в его результате. Например, «открыть файл», «распилить доску», «вбить гвоздь», «выбрать на неделю стратегическую задачу для декомпозиции», «назначить встречи и совещания сотрудникам» и т.д. В этом случае, всё предельно ясно, специально формулировать целевой результат не требуется, дальнейшая декомпозиция не нужна, можно сразу же приступать к исполнению. Исполнение не потребует больших усилий и времени. Если для постановки и понимания объективно не требуется формулировать и описывать целевой результат, то — это действие, а если требуется — задача.

«Псевдозадача» — это, по сути, бюрократическая функция. Задача ради задачи, самоцель. Как правило, такие задачи:

• имеют целевой результат созвучный с названием задачи, который представляет собой то же самое, что и название задачи только не в виде глагола, а в виде существительного, такой результат очень трудно себе представить, он не измерим, его трудно описать.
• имеют «пассивный», а не «активный» характер. Вернее, характер стимулирующий «пассивность», а не «активность». пассивное ожидание или вялотекущий процесс.
• в названии не отражают того, что нужно получить в результате исполнения.
• имеют целевой результат, ценность которого ничтожна: не представляет никакого интереса ни для кого, и не используется в дальнейших делах для достижения чего-то более высокого и важного. Эти задачи — это бюрократические функции. Их исполнение напоминает ритуал. Активность ради активности.

В процессе определения производительности интеллектуального труда важное значение также имеет себестоимость задачи - сколько стоит одна задача, то есть во сколько денег организации обходится выполнение одной задачи.

В Технологии всеобщего Управления Задачами определены следующие виды задач:

Процессная задача — это задача, повторяющаяся регулярно: периодически или эпизодически. Основное предназначение процессных задач — обеспечивать воспроизводимость одних и тех же целевых результатов в заданные сроки (длительности). В этом их основное отличие от целевых задач. Процессные задачи стандартизированы, выгружаются раз от раза, при наступлении какой-либо одной и той же даты или одного и того же события. Процессные задачи делятся на две группы:

• алгоритмизированные задачи — это бизнес-процессы
• неалгоритмизированные задачи.

Неалгоритмизированная задача — это процессная задача, пока что чётко и однозначно не идентифицированная с каким-либо бизнес-процессом, не позиционированная на карте бизнес-процесса и не встроенная в его алгоритм, но которую уже необходимо регулярно эпизодически или периодически выполнять. То есть она повторяющаяся. Мы точно знаем, что эту задачу надо выполнять регулярно, но ещё не знаем в логику какого бизнес-процесса она должна войти.

Бизнес-процесс — это алгоритмизированная процессная задача:

• повторяющаяся регулярно: периодически или эпизодически,
• ёмкая, декомпозированная на стандартизированные последовательности логически взаимосвязанных между собой, выстроенных в определённый алгоритм типовых составов работ, шаблонных периодических и/или эпизодических задач,
• выполняемых для гарантированного достижения предсказуемого целевого результата бизнес-процесса, в заданные сроки или длительности, в соответствии с понятной логической цепочкой чётко идентифицированных процессных задач.

Типовой состав работ (ТСР) — это алгоритмизированная ЭПИЗОДИЧЕСКАЯ процессная задача второго уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какого-либо бизнес-процесса и являющаяся его частью. Представляет собой стандартизированную последовательность логически взаимосвязанных друг с другом, выстроенных в определённый алгоритм шаблонных эпизодических задач, выполняемых для гарантированного достижения предсказуемого целевого результата типового состава работ, в заданные длительности.

Шаблонная задача – это чётко идентифицированная с каким-либо бизнес-процессом и встроенная в его логику процессная эпизодическая или периодическая задача. Характеризуется предсказуемостью целевого результата и гарантированностью его достижения в установленные сроки. То есть в том, что получится в результате выполнения шаблонной задачи как процессной задачи, нет никакой неопределённости. Каждый раз, при каждой итерации выполнения одной и той же шаблонной задачи будет гарантированно выдаваться один и тот же целевой результат. Он будет на 100% предсказуемым и достижимым в заданные сроки.

Эпизодическая задача – это процессная задача, инициируемая наступлением какого-либо события, а НЕ наступлением какой-либо даты. Событие наступило, выполняем определённую шаблонную эпизодическую задачу определённого бизнес-процесса. Не наступило — не выполняем ничего.

Периодическая задача – это процессная задача, инициируемая наступлением какой-либо даты, а НЕ наступлением какого-либо события. Приближается заданная дата выполняем шаблонную периодическую задачу, не приближается — не выполняем.

Шаблонная эпизодическая задача – это процессная эпизодическая задача, третьего уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какого-либо типового состава работ и являющаяся его частью. То есть шаблонная эпизодическая задача всегда является частью типового состава работ. Примерами шаблонных эпизодических задач могут быть следующие задачи:

• Составить проект договора на услуги. Инициируется наступлением такого события как: получено согласие клиента на договор.
• Запустить заказ. Инициируется наступлением события: подписан договор с клиентом.
• Выполнить рассылку. Инициируется событием: утверждён текст рассылки.

Шаблонная периодическая задача – это процессная эпизодическая задача, второго уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какого-либо бизнес-процесса и являющаяся его частью. Таким образом, шаблонная периодическая задача всегда находится на одном иерархическом уровне с типовыми составами работ — на втором уровне декомпозиции бизнес-процесса. Шаблонными периодическими задачами являются задачи:

• подготовить декларацию по НДС. Инициируется датой, установленной законом.
• отчитаться по задачам прошедшего месяца. Инициируется датой, установленной локальными нормативными актами организации.
• собрать статистику о ходе продаж за прошедший период. Инициируется датой, установленной руководством организации.

Целевая задача — это задача, которая направлена на достижение разовых — уникальных целевых результатов. Как правило, она НЕ стандартизирована и НЕ повторяется регулярно: периодически или эпизодически. Все целевые задачи делятся на две группы, на:

• спланированные задачи — стратегические задачи
• авральные задачи

Для организации целевые задачи — это, часто, новация. То есть они новы и уникальны для неё и её коллектива, выполняются впервые и единожды. Таким образом, целевыми задачами, как правило, являются:

• задачи развития
• задачи реструктуризации, реорганизации
• задачи изменения
• задачи совершенствования и реинжиниринга.

Функциональная задача — это такая задача, выполнение которой фактически продвигает нас к достижению заданных — желаемых целевых результатов — целей. Функциональные задачи жёстко связаны с целями через безусловную причинно-следственную логическую связь, благодаря которой, без их выполнения достичь целей НЕВОЗМОЖНО. Из-за этой логической связи их просто нельзя отбросить и проигнорировать. Если мы хотим достичь целей, то нам надо выявлять и выполнять функциональные задачи, а не отказываться от них. Не пытаться их проигнорировать или избежать. Не выполнение функциональных задач — всегда означает не достижение цели, отказ от них — отказ от цели.

НЕ функциональная задача — это противоположность функциональной задачи. Не функциональные задачи - это те задачи, которые никакого вклада в достижение заданных — желаемых целевых результатов не делают. Они никак не связаны с целями организации, не ведут к достижению этих целей или, даже, противоречат им. Их не выполнение никак не повлияет на достижение целей. А их выполнение повлияет — оно помещает достижению целей, так как растратит ресурсы организации, которые можно было бы использовать для выполнения функциональных задач. Не функциональные задачи в интеллектуальном труде — это как дефектные изделия в физическом труде. Наличие их в общей массе не желательно, увеличение их доли ведёт к нерациональному расходованию ресурсов, к увеличению затрат и, как следствие, к снижению производительности интеллектуального труда. Если выражаться языком бережливого производства, то НЕфункциональные задачи в интеллектуальном труде — это «муда», что на японском языке означает потери, отходы, то есть любую деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создаёт ценности.

Стратегическая задача — это спланированная целевая задача:

• направленная на достижение разовых — уникальных целевых результатов, НЕ повторяющаяся регулярно: периодически или эпизодически,
• ёмкая, декомпозированная на уникальные последовательности логически взаимосвязанных между собой вех, вневеховых и веховых целевых задач,
• выполняемых с высокой степенью неопределённости в составе задач, логической цепочке, сроке и целевом результате.

Веха — это заранее спланированная целевая задача второго уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какой-либо стратегической задачи и являющаяся шагом в достижении целевого результата этой стратегической задачи.

Вневеховая целевая задача — это задача второго уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какой-либо стратегической задачи и являющаяся шагом в достижении целевого результата этой стратегической задачи.

Веховая целевая задача — это задача третьего уровня декомпозиции, порождённая в процессе детализации какой-либо вехи и являющаяся шагом в достижении целевого результата этой вехи. То есть вневеховая целевая задача находится на том же уровне декомпозиции, что и веха, а веховая целевая задача находится глубже — внутри декомпозиции вехи. Поэтому веховая целевая задача принадлежит вехе и называется «веховой». А вневеховая задача не принадлежит вехе, не находится в её границах, поэтому и называется «вневеховой».

Авральная задача — это прежде всего целевая задача, а если точнее, то это НЕ спланированная целевая задача. Авральная задача появляется при наступлении каких-то форс-мажорных: неожиданных, не предусмотренных и не прогнозируемых событий. Она порождается этими событиями.